Archivos Mensuales: febrero 2016

Si quieres estudiar, te apoyamos

Esta política fue creada por el gerente y propietario de una mediana empresa del sector de telecomunicaciones. Fue creada para apoyar a todo colaborador inscrito en un programa formal de educación, cualquiera que sea el nivel académico o el área de estudio. En su caso concreto, esto significa que la política beneficia al 50% de sus colaboradores.

Ficha técnica de la política

Sector: Telecomunicaciones

Área donde aplica: Todas las áreas (administrativos, supervisores y técnicos de campo)

Resumen: Se coordinan horarios de trabajo de tal forma que no afecten los horarios de estudio (normalmente son jornadas de estudio al final de la tarde y por la noche o en sábados) y se asignan tareas que no afecten las temporadas altas de estudio como exámenes parciales o finales. El beneficio no incluye beca ni ningún apoyo más allá de la flexibilidad de horario.

Resultados:

  1. Incremento sostenido del nivel académico de los colaboradores.
  2. Compromiso y satisfacción de los colaboradores beneficiarios.
  3. Retención de personal que año con año tiene mejor nivel académico.

Antecedentes / comentarios

En UNIS Business School (Guatemala), la escuela para la cual trabajo, hemos visto cómo algunos jóvenes con mucho talento y con deseos de estudiar una maestría no logran concretar ese sueño porque sus respectivos jefes no les autorizan la flexibilidad de horario que requerirían para atender nuestro programa. Cuando digo “flexibilidad de horario”, en los casos concretos que tengo en mente, me refiero al mero hecho de permitir que esos jóvenes salgan del trabajo a la hora prevista en el contrato. Y sé que nuestra escuela no es la única institución educativa que atestigua esta situación.

Eso me recuerdo aquel banco que quería contratar cajeros con este perfil: jóvenes, responsables, visionarios, dispuestos a trabajar bajo presión pero… que no estudien. Parece una broma, pero ese perfil se exigía en un banco real en Guatemala.

La razón por la que muchos jefes no conceden esa flexibilidad para algo tan razonable, desde mi punto de vista, es el paradigma de que la presencia física es igual a productividad y a compromiso. Sin duda hay cargos que requieren esa presencia física inflexible pero la mayoría, no.

Cuando dialogo sobre estos temas, no falta quien repita mecánicamente el tópico de que “hay empleados que abusan de estas políticas; por eso no se pueden aplicar”. Entonces pienso y constato en la realidad que sólo hay dos caminos: el de quienes crean equipos más leales porque parten de la premisa de la confianza; y el de quienes seguirán quejándose de nuestra “ancestral falta de productividad y de compromiso” sin haber intentado jamás cambiar de paradigma.

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Vacaciones: ¿inversión o desperdicio?

Esta vez comento dos políticas a favor del tiempo de vacaciones para los colaboradores. Sintetizo la experiencia de varias empresas porque los problemas relacionados con el no tomar vacaciones, al menos en Centroamérica, son muy comunes. Como se verá, tomar vacaciones es un hecho que está rodeado de muchos paradigmas negativos que estas políticas pretenden derribar. Y aunque parezca ilógico, como se verá, a veces los menos interesados en tomar vacaciones son los mismos colaboradores. Al final comentaré por qué ocurre esta insólita oposición.

Ficha técnica de las políticas

Sector: Varios (tecnología, banca, industria, servicios)

Área donde aplica: Todas las áreas

Resumen 1: El período de vacaciones se divide en dos partes: unos días que deben gozarse obligatoriamente en Semana Santa y entre Navidad y Año Nuevo; y los días restantes, a gozar en fechas variables según necesidad del colaborador.

Resumen 2: Se establece un período de uno o dos años durante los cuales todos los colaboradores deben hacer uso de todos los días de vacaciones que tienen acumulados, de forma programada. Una vez que se han gozado las vacaciones pendientes, se instaura la política de no cerrar un año sin haber gozado vacaciones.

Resultados positivos y negativos:

  • Disminución o atenuación de síntomas de estrés somatizado (gastritis, contracturas musculares, dificultad de concentración, irritabilidad del carácter).
  • Cumplimiento de leyes nacionales y normativas internacionales sobre períodos de vacaciones.
  • Resultado negativo temporal: resistencia u oposición de los colaboradores a gozar de sus vacaciones.

Antecedentes / comentarios:

Como decía, aunque parezca ilógico muchos colaboradores se oponen a tomar el período de vacaciones al cual tienen derecho. He conversado con algunos de ellos y veo que tienen tres tipos de argumentos. Unos afirman que no saben qué hacer en casa, que se aburren, que no tiene sentido. Otros afirman que prefieren trabajar para que les paguen horas extra (cosa que es ilegal y es una práctica en disminución pero todavía se utiliza). Y otros afirman que no toman vacaciones porque, desafortunadamente, sus jefes no les dan autorización para ello. Según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) de Guatemala, este último argumento es el que esgrime alrededor del 80% de los empleados del sector formal en este país. Me parece que el porcentaje no varía mucho en otros países de Centroamérica.

Para llegar a presentar cualquiera de los argumentos anteriores, hace falta tener unos paradigmas en mente, incorrectos, por supesto desde mi punto de vista. Un paradigma es que trabajar es mejor que descansar, sin más. Todavía no se entiende la sinergia que existe entre trabajo y descanso y todavía falta mucho que entender acerca del cuidado de la propia salud mental y física. El otro paradigma es que un colaborador “rinde” más si está físicamente presente y si trabaja más horas al año que si tiene flexibilidad de horario y que si descansa. Obviamente, un craso error que hiere el sentido común y va contra la evidencia médico-científica pero que, indudablemente forma parte de los esquemas mentales de muchos managers.

En ese contexto, es loable la valentía y la visión que tienen los ejecutivos que han puesto en práctica las políticas que estoy comentando en esta ocasión. Si los beneficios para los colaboradores fuesen pocos, aún debemos sumarle los beneficios para la empresa. Los expertos en seguridad industrial y salud ocupacional lo tienen claro: el descanso incide en la reducción de errores y accidentes en el trabajo. Además, a cuál empresa no le interesa tener colaboradores más satisfechos y más comprometidos. Y no hace falta ahondar en la importancia de cumplir las leyes sobre vacaciones, tan frecuentemente violadas en nuestros medios.

Sin embargo, como decía al inicio, aunque parezca ilógico, la empresa que quiera aplicar estas políticas debe saber que debe luchar contra la reacción adversa de los mismos beneficiarios. Hace falta sensibilizar sobre la importancia del descanso y hace falta dar algo de formación sobre el uso del tiempo libre. ¿Hasta allí debe llegar la empresa? Bueno, si me preguntan a mí, diría que la empresa debe llegar hasta donde sea necesario, según sus capacidades, para generar un mundo más humano y sostenible.

 

 

 

 

Un mito derribado: que en el sector industrial no caben las políticas de balance trabajo-familia

Esta política fue creada por un ejecutivo del área seguridad industrial y salud ocupacional en una planta de producción industrial, en beneficio suyo y de sus pares.

Ficha técnica de la política

Sector: Industrial

Área donde aplica: Seguridad industrial y salud ocupacional.

Resumen: Traslape de horarios y rotación de turnos para que las jornadas de los coordinadores de seguridad industrial sean de 8 horas al día y no de 12 horas, durante las temporadas de mantenimiento mayor del equipo.

Resultados para la empresa:

  1. Disminución considerable del Costo de horas extras, puesto que se estará trabajando en turnos de 8 horas, a diferencia de la distribución anterior en la cual se trabajaban jornadas de 12 horas por lo tanto era necesario el pago de horas extras diarias.
  2.  Disminución de ausentismos por fatiga de empleados.
  3.  Aumento de la productividad debido a que la fatiga de los colaboradores disminuirá al tener un día de descanso de por medio, lo cual impactará en el rendimiento de cada uno de ellos.
  4.  Mejora del clima laboral y retención de talento

Resultados para los colaboradores:

  1. Más tiempo para compartir con la familia y realizar actividades no laborales debido a que se trabajarán jornadas más cortas y se tendrá un día de descanso a la semana.
  2. Mejora en la calidad de vida del colaborador y disminución de estrés.

Antecedentes / comentarios

El horario laboral de los coordinadores de seguridad industrial era de lunes a jueves de 7:00 a 16:00 horas y viernes de 7:00 a 15:00 horas. Sin embargo, cuando se realizaban mantenimientos mayores al equipo de planta es necesaria la presencia del coordinador auxiliar de OH&S en todo momento en la planta, debido a que son trabajos altamente peligrosos y la cantidad de colaboradores contratistas aumenta considerablemente. Dichos mantenimientos consisten en trabajos de reparación con soldaduras, trabajos en altura, desmontaje y montaje de maquinaria, demolición, obra civil, etc. los cuales se realizan durante las 24 horas del día los 7 días de la semana y el tiempo de duración puede ser desde 2 hasta 8 semanas, dependiendo el equipo al cual se le realice el mantenimiento. A lo largo del año se realizan de 6 a 8 de estos mantenimientos (aproximadamente cada 2 meses).

Las 5 personas que ocupan el cargo de coordinadores de seguridad industrial tenían los siguientes horarios: 3 coordinadores en horario de 7:00 a.m a 7:00 p.m de lunes a domingo y 2 coordinadores de 7:00 p.m a 7:00 a.m de lunes a domingo, es decir se trabajaban jornadas de 12 horas sin descanso, de lunes a domingo, durante el tiempo que dure el mantenimiento.

Los coordinadores de turnos de noche, durante los días de turno, no podían dedicarse a otra cosa más que al trabajo, debido a que debo dormir durante el día y en la tarde salir nuevamente a iniciar la nueva jornada. Por lo tanto no había tiempo para dedicar a la familia, estudios y otras actividades de ocio. La empresa pagaba todas las prestaciones de ley, horas extras, subsidio alimenticio, transporte hacia la planta, servicio médico, seguro, dormitorios en planta si uno desea quedarse, etc. pero aún así, el desgaste era evidente.

Más detalles sobre la política

Se cambiaron los horarios de los coordinadores de seguridad industrial durante los mantenimientos, de manera que no sean tan extensos y agotadores y así mejorar su equilibrio trabajo-familia.

Los horarios se organizaron en 3 turnos de 8 horas cada uno, en los siguientes horarios:

Turno 1: de 00:00 a 8:00 horas                  1 coordinador

Turno 2: de 8:00 a 16:00 horas                  2 coordinadores

Turno 3: de 16: 00 a 24: horas                    2 coordinadores

Los turnos rotan cada semana, dando 1 día de descanso de por medio. Es decir la primera semana se trabaja de 0 a 8 horas, la siguiente de 8 a 16 y la siguiente de 16 a 24 y así sucesivamente. Cada coordinador tiene día de descanso diferente, es decir que las jornadas serán de lunes a sábado para el primer coordinador, de martes a domingo para el segundo, de miércoles a lunes para el tercero, de jueves a martes para el cuarto y de viernes a miércoles para el quinto. De esta manera se asegura que los 7 días de la semana y las 24 horas del día esté presente al menos 1 coordinador de OH&S

Previo a asignar los turnos se tuvo una reunión en conjunto con los 5 coordinadores para llegar a un acuerdo de qué día le queda mejor a cada quien descansar de acuerdo a sus actividades programadas y en qué horario se podrían calendarizar los turnos con base en los compromisos familiares, de estudio y de recreación de cada uno.

 

Un pequeño cambio de horario: grandes beneficios

Esta política fue creada por un ejecutivo del área administrativa de un prestigioso y enorme colegio de formación técnico-industrial. Una institución con cerca de dos mil alumnos en diferentes jornadas y miles de metros cuadrados de instalaciones.

Ficha técnica de la política

Sector: Instituciones de Educación industrial

Área donde aplica: Personal de mantenimiento de instalaciones

Resumen: Ahora el personal de mantenimiento de instalaciones puede elegir entre dos horarios de trabajo: de 7 a 16 horas o de 9 a 18 horas, según sus necesidades familiares.

Resultados: Se amplió el tiempo de cobertura de los servicios de mantenimiento (antes era de 8 horas, ahora es de 11 horas); se elevó el compromiso de los colaboradores del área como respuesta a una política pensada para su beneficio; las familias de los colaboradores perciben un beneficio directo del nuevo horario.

Antecedentes / comentarios:

Gerson, el ejecutivo que lideró la creación de esta política, optó por conversar con los colaboradores del área de mantenimiento de instalaciones. Indagó sobre posibles conflictos entre trabajo y familia. Encontró que algunos tenían serias dificultades para ser puntuales por la mañana; la razón era que debían cumplir con obligaciones familiares tales como dejar a sus hijos en el colegio o a sus ancianos padres en algún lugar para que los cuidasen durante el día. Otros encontraban dificultad para llegar pronto a sus hogares después del trabajo, debido a los embotellamientos de tránsito que son típicos en la hora pico.

Sin embargo, Gerson se abstuvo de formular una propuesta y en lugar de eso preguntó a ellos cómo podría mejorarse esa situación. Tímidamente, los colaboradores esbozaron la idea: ¿y si unos comenzamos a trabajar más temprano y nos vamos más temprano? ¿y si otros ingresan más tarde aunque tengan que retirarse más tarde?

Asunto resuelto. Ahora, los que ingresan más temprano salen del trabajo a una hora en que aún no se ha formado el embotellamiento de la hora pico. Por su parte, los que entran más tarde pueden cumplir sin presión esas ineludibles obligaciones familiares de la mañana.

Un poco de creatividad más una buena dosis de flexibilidad: la fórmula perfecta para lograr más eficiencia y más compromiso.